Zasady rozliczania kosztów wyjazdów służbowych określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 3 lipca 1998 r. (Dz.U. z 1998 r. nr 89 poz. 568), Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy (Dz. U z 2005 nr 186 poz. 1555) z dnia 14 września 2005 oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U z 2006 r. nr 190 poz. 1405) z
19 października 2006[/center]
Pracownicy, doktoranci i studenci ubiegający się o wyjazd za granicę składają w Dziale Nauki i Współpracy Międzynarodowej „Wniosek kandydata na wyjazd za granicę” najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu. Wniosek musi być zaakceptowany przez: Kierownika jednostki, Dziekana Wydziału, Pełnomocnika Dziekana ds. finansowych, Kierownika Studiów Doktoranckich (w przypadku doktorantów), Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich (w przypadku studentów).
Świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowych :
- Zwrot kosztów podróży
- Diety dzienne na pokrycie kosztów pobytu
- Dieta dojazdowa równa diecie pobytowej. Nie przysługuje ona osobom podróżującym samochodem.
- Pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej - 10% diety pobytowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej
- Koszt przejazdu na liniach wewnętrznych (kolej, autobus)
- Koszt hotelu - na podstawie oryginału rachunku. Rachunek musi być wystawiony w walucie wymienialnej (takiej jaką pracownik otrzymał w ramach zaliczki na hotel).
- w kwotę rachunku nie wlicza się kosztu telefonów ani posiłków - Ryczałt hotelowy (w przypadku nieprzedłużenia rachunku) jest równy 25% limitu hotelowego
- Koszt uczestnictwa w konferencji na podstawie oryginalnego rachunku.
- Zwrot kosztów polisy ubezpieczeniowej na wypadek nagłej choroby lub następstw nieszczęśliwych wypadków
- Zwrot kosztów opłat wizowych
Wyliczenie ilości diet
- za każdą dobę przysługuje dieta pełnej wysokości;
- za niepełną dobę: do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety
od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety
powyżej 12 godzin – przysługuje 1 pełna dieta
Dieta pobytowa obejmuje: śniadanie – 15% diety
obiad – 30% diety
kolacja – 30% diety
inne wydatki – 25% diety
Wysokość diet za dobę podróży oraz limit na nocleg w hotelu w danym kraju określa załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 (Dz.U. nr 186, poz. 1555)
Formalności wizowe
Osoby wyjeżdżające służbowo za granicę załatwiają formalności wizowe osobiście w ambasadach lub konsulatach albo za pośrednictwem biur podróży.
Środkiem transportu w podróży służbowej może być samochód prywatny pracownika, jeśli podróżują nim co najmniej dwie osoby biorące czynny udział w wyjeździe. W szczególnie uzasadnionych przypadkach może nastąpić odstępstwo od tej decyzji.
Wymagana jest pisemna prośba pracownika o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego oraz podpisanie stosownej umowy z Uczelnią.
Podróż samochodem prywatnym rozliczana jest wg stawki:
- samochód osobowy do 900 cm3 – 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu,
- samochód osobowy ponad 900 cm3 – 0,7864 zł za 1 km przebiegu pojazdu
Rozporządzenie Ministra Transportu z 23 października 2007 (Dz. U. nr 201, poz. 1462)
Przy zastosowaniu powyższych stawek nie podlegają zwrotowi koszty: ubezpieczenia samochodu, opłaty za przejazd autostradą oraz opłaty za parkingi.
Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej osoba delegowana zobowiązana jest dokonać w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży wyjeżdżający załącza oryginały rachunków wystawione na Uniwersytet Rolniczy im. H. Kołłątaja w Krakowie potwierdzające poszczególne wydatki w walucie otrzymanej zaliczki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Druki do pobrania:
Wniosek kandydata na wyjazd za granicę
Oświadczenie o ubezpieczenia
Umowa dotycząca użycia samochodu prywatnego do celów służbowych – załącznik do pisma Okólnego nr 8/2007 z dnia 10 maja 2007 roku.
Ewidencja przebiegu pojazdu - załącznik do zarządzenia Rektora nr 1/2007 z dnia 2 stycznia 2007)
2009-2012 Uniwersytet Rolniczy w Krakowie im. Hugona Kołłątaja 31-120 Kraków, Al. Mickiewicza 21, fax: (012) 633 62 45
